Tuyển dụng nhân viên hỗ trợ kinh doanh - sale admin

Nhiệm vụ chính

Mô tả công việc cụ thể

Tiêu chí đánh giá

chất lượng công việc

Công tác văn phòng

• Làm báo cáo và soạn thảo các văn bản, giấy tờ cần thiết theo yêu cầu được giao.
• Tổng hợp, theo dõi những khoản chi tiêu, hoa hồng cho khách hàng, nhân viên kinh doanh.
• Xử lý những công việc liên quan đến hợp đồng: Rà soát thông tin hàng hóa, giá cả sản phẩm/dịch vụ; điều chỉnh các điều khoản; kiểm tra xác nhận của hai bên; bổ sung những giấy tờ còn thiếu.
• Biên phiên dịch các tài liệu theo yêu cầu của phòng kinh doanh (nếu giao dịch với khách hàng quốc tế).
• Phụ trách các công việc hành chính khác: soạn thảo, sắp xếp, lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu, hợp đồng, biểu mẫu của phòng kinh doanh. 

• Hoàn thành kế hoạch & mục tiêu công việc trong thời hạn (deadline).
• Không để xảy ra sai sót trong nội dung văn bản, đặc biệt các số liệu và dữ liệu quan trọng.
• Nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của hệ thống quy trình, nội dung văn bản hành chính, hồ sơ, dữ liệu, …

Giao tiếp với khách hàng

• Nhận cuộc gọi từ khách hàng, tiếp thị, tư vấn sản phẩm/dịch vụ của công ty.
• Tiếp nhận, xử lý những thắc mắc, khiếu nại của khách hàng. Nếu phát sinh các vấn đề không thể tự giải quyết, Sales Support cần thông báo cho nhân viên kinh doanh hoặc cấp trên.
• Chăm sóc và giữ liên lạc với khách hàng để thông báo những thông tin liên quan như: địa điểm giao hàng, tình hình xử lý đơn khiếu nại v.vv..
• Nhắc khách hàng về các khoản nợ đến hạn.
• Phổ biến thông tin về sản phẩm/dịch vụ mới của công ty cho nhân viên bán hàng.

• Duy trì sự ổn định và nâng cao chất lượng mối quan hệ với hệ thống khách hàng hiện có
• Giảm thiểu các phản ánh tiêu cực và đáp ứng tối đa sự kỳ vọng của khách hàng.

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

• Nghiên cứu, tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua mạng xã hội, số điện thoại, các kênh giới thiệu, v.vv.. Sau đó, gửi danh sách khách hàng cho nhân viên kinh doanh để họ giới thiệu sản phẩm và chốt đơn.

• Phát triển nhiều hơn khách hàng mới và chất lượng tốt.

Hỗ trợ đội ngũ bán hàng

• Hỗ trợ xử lý đơn hàng, tạo mẫu hợp đồng, gửi tài liệu cho những bên liên quan. 
• Hỗ trợ nhập thông tin đơn hàng vào hệ thống của công ty một cách chính xác, tránh sai sót hay thất lạc thông tin.
• Theo dõi, cập nhật thông tin tài khoản của khách hàng, bao gồm thông tin mua hàng, khiếu nại hoặc các dữ liệu khác liên quan.
• Chuẩn bị các đề xuất bán hàng, máy móc thiết bị để nhân viên kinh doanh trình bày trong buổi thuyết trình với khách hàng.
• Thông báo cho nhân viên bán hàng nếu phát sinh các vấn đề như chậm trễ trong vận chuyển, khách hàng hỏi hoặc khiếu nại.

• Đảm bảo các nội dung, thông tin và hiệu quả hoạt động của đội ngũ nhân viên kinh doanh được theo dõi, cập nhật và tương tác thường xuyên.
• Giúp đội ngũ nhân viên bán hàng đạt doanh số tốt, tinh thần làm việc tích cực và ổn định.
• Kiểm soát và loại bỏ các vấn đề tiêu cực trong công tác bán hàng.

Công việc khác

• Công việc khác phù hợp với năng lực, chuyên môn và công việc liên quan khác theo yêu cầu của cấp trên.

• Theo thực tế công việc được giao khác.

Tiêu chí

Mức độ

Tiêu chuẩn

Kiến thức văn hoá, chuyên môn

Cần thiết

• Tốt nghiệp Cao đẳng chuyên ngành Marketing, Thương mại, Kinh tế hoặc chuyên ngành thuộc lĩnh vực liên quan.
• Có kiến thức về quá trình chăm sóc, làm việc và khả năng đánh giá nhu cầu khách hàng, hỗ trợ đội ngũ bán hàng, công tác văn phòng, …

Mong muốn

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Marketing, Thương mại, Kinh tế hoặc chuyên ngành thuộc lĩnh vực liên quan.
• Có kiến thức chuyên sâu về quản trị kinh doanh hoặc chăm sóc khách hàng.

Kinh nghiệm

Cần thiết

• Từ 1 năm trở lên ở vị trí hỗ trợ kinh doanh, admin, hoặc chăm sóc khách hàng.

Mong muốn

• Từ 2 năm trở lên ở vị trí hỗ trợ kinh doanh, admin, hoặc chăm sóc khách hàng.

Ngoại ngữ

Cần thiết

• Cấp độ 3 – INTERMEDIATE
• Có khả năng giao tiếp tiếng Anh với người bản xứ trong các tình huống quen thuộc, nhưng gặp khó khăn trong những tình huống mới.

Mong muốn

• Cấp độ 4 - UPPER INTERMEDIATE
• Có thể giao tiếp và hiểu người bản xứ trong các tình huống xảy ra hàng ngày. Đôi khi họ không hiểu ý và mức độ mắc lỗi ngữ pháp, câu… ở mức trung bình.

Vi tính

Cần thiết

• Các phần mềm văn phòng như: Xử lý văn bản, bản tính, trình bày và trình duyệt, sử dụng tốt giao tiếp bằng thư điện tử, các phần mềm chuyên ngành.
• Sử dụng và khai thác thông tin từ internet hiệu quả.

Mong muốn

• Có kiến thức chuyên sâu và có thể làm việc với các phương tiện truyền thông, sử dụng thành thạo máy vi tính và các thiết bị văn phòng khác.

Phẩm chất cá nhân

Cần thiết

• Có tinh thần trách nhiệm cao;
• Tác phong linh hoạt, thông minh, hòa đồng và cầu tiến;
• Nhạy bén với những vấn đề quan trọng sắp xảy ra;
• Lương thiện và có đạo đức tốt;
• Cẩn trọng đến từng chi tiết nhỏ trong suốt quá trình làm việc;
• Giữ bí mật các thông tin về kinh doanh và đầu tư của công ty;
• Sức khỏe tốt.

Người nhận việc

Trưởng bộ phận Nhân sự

Giám đốc